Consejos para elegir un administrador de fincas

Qué es un administrador de fincas

Un administrador/a de fincas, también conocido como administrador o gestor de comunidades, es un profesional con la formación específica para la gobernanza y conservación de los bienes inmuebles que le han sido encomendados. 

En este sentido, está facultado/a para realizar todos los actos administrativos y gestiones necesarias para el mantenimiento de la finca. También para asegurar la convivencia vecinal.

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Hemos tocado un punto delicado: la convivencia entre vecinos. Sabemos que no siempre es tan idílica como nos gustaría. Son frecuentes las disputas por las derramas, mejoras en infraestructuras, uso de espacios comunes.... Hasta instalar un toldo o el cerramiento de un balcón puede convertirse en un conflicto abierto.

Por no hablar de aspectos relacionados con la morosidad, limpieza, ruidos… problemas de convivencia que pueden llegar a irse de las manos en cualquier comunidad de propietarios.

Para prevenir y solventar estas disputas y, por supuesto, para descargar de trabajo y responsabilidades a los titulares de la comunidad, están los administradores de fincas.

Estas personas conocen la Ley de la Propiedad Horizontal, que es la que rige en las comunidades. Él o ella se encargará de todas las gestiones legales, financieras, administrativas o de cohabitación que, de otra forma, le tocarían al presidente/a de la comunidad. Y no todo/s queremos ser el Señor Cuesta de la mítica serie Aquí no hay quien viva. ¿Verdad?

Veamos a fondo los cometidos del gestor de fincas.

Funciones del administrador de fincas

Las tareas del administrador de fincas son muchas y muy variadas. Todas ellas están recogidas en la Ley 49/1960, de 21 de julio (artículo 20). Te las resumimos:

1. Funciones de gestión y conservación

• Gestionar el patrimonio comunitario en beneficio de la comunidad.
  
  
• Contratar los servicios y suministros necesarios con las mejores condiciones para los propietarios, velando por la conservación del inmueble.
  
  
• Dar respuesta a todos los avisos de siniestros, averías o cualquier contingencia en la comunidad y ofrecer seguimiento del problema.
  
  
• Controlar todos los trabajos de mantenimiento y conservación de la finca.
  
  
• Valorar los riesgos y contratar los seguros adecuados.

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2. Funciones administrativas

• Enviar convocatorias para juntas vecinales ordinarias o extraordinarias y levantar actas de sesiones.
  
  
• Redacción y envío de circulares y notificaciones a todos los vecinos.
  
  
• Controlar y gestionar las deudas e impagos.
  
  
• Mantener custodiados y actualizados los datos personales de los propietarios respetando la Ley Orgánica de Protección de Datos.

3. Funciones económicas

• Asesoramiento financiero, previsión de gastos, facturación y cobro.
• Tesorería: custodia de los fondos vecinales.
• Control y reclamación de cobros y actualización del libro de contabilidad.
  
• Ejecutar todos los acuerdos adoptados en las juntas de propietarios.
  
• Elaboración de contratos mercantiles o civiles para el desarrollo de actividades en la comunidad.

Quién puede ser administrador de fincas

Llegados a este punto, tal vez te preguntes quién puede ser gestor de fincas. ¿Cuáles son los requisitos para ser administrador de fincas?

En España, tal y como establece el artículo 13 de la Ley de la Propiedad Horizontal, la administración de fincas es una profesión de libre ejercicio. Cualquiera de estas figuras la puede ejercer:

✅ Personas físicas con la cualificación profesional suficiente legalmente reconocida. Por lo general, con titulaciones superiores como Administración y Dirección de Empresas, Empresariales, Derecho, Económicas, etc.

✅ Cualquier propietario del inmueble.

✅ Personas jurídicas con la función de Administración de Fincas.

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Esto quiere decir que diversas profesiones capacitan para el rol de administrador y que el presidente de la comunidad de propietarios puede ejercer como tal.

Pero existe un plan aprobado por el Ministerio de Fomento de la Escuela Oficial de Administradores de Fincas que imparten diferentes universidades como título propio. Tiene una duración de tres años.

Consejos para elegir un administrador de fincas

1. Contar con un administrador de fincas colegiado

Es muy importante asegurarnos de que el administrador de fincas que elijamos esté colegiado. ¿Es imprescindible? No, no es obligatorio, pero sí muy recomendable que pertenezca al colegio oficial de la comunidad autónoma correspondiente para obtener todas las garantías de profesionalidad.

Entre otras, el colegio de Administradores de Fincas garantiza la actuación de sus colegiados con una fianza para los casos de desajustes o pérdidas económicas y un seguro de responsabilidad civil.

Puedes descubrir si el administrador que tienes contratado está colegiado fácilmente. Por ejemplo, en el sitio web del Colegio de Administradores de Fincas de Madrid, tienen un buscador que te permite averiguarlo.

2. Compara presupuestos

En España hay unos 16.000 administradores de fincas colegiados. Aparte de investigar la trayectoria y hacer pesquisas entre vecinos, un dato objetivo que siempre hay que tener en cuenta son los honorarios.

Hay que decir que las tarifas de los gestores de fincas están liberalizadas y los colegios profesionales no tienen poder para establecer mínimos.

Esto es así desde que en 2009, entró en vigor la Ley Omnibus que también afectaba a los administradores de fincas.

Lo habitual es cobrar una cantidad por vecino (unos 3 o 4€ de media) y ampliar el presupuesto en caso de que existan instalaciones como piscinas, trasteros, zonas verdes… cualquier espacio que exija un control de suministros extra.

En definitiva, dependerá del número de viviendas, plazas de garaje, trasteros, servicios de la comunidad y de las horas mensuales de dedicación que todo ello exija.

En cualquier caso, los honorarios se acuerdan entre comunidad y gestora.

3. Exigir cercanía y disponibilidad 

Un administrador de fincas debe mostrarse diligente y cercano, además de contar con el talante suficiente para mediar en conflictos.

4. Las cuentas claras 

El administrador debe suministrar toda la información relativa a las cuentas o cualquier hecho ordinario o extraordinario puntualmente a todos los vecinos.

5. Digitalización de servicios

Aunque utilicen canales de comunicación convencionales como el correo físico, los gestores de fincas deben poner a disposición de los vecinos todos los canales comunicacionales de nueva generación: email, página web, etc.

6. Rapidez en las gestiones

Cualquier aviso debe atenderse con la máxima diligencia. Los acuerdos de juntas deben ejecutarse sin demora, las averías deben solucionarse en el menor tiempo posible.

Control de proveedores

Una de las principales funciones del administrador es controlar que todos los proveedores de suministros cumplan con sus servicios adecuadamente. También velar porque ofrezcan precios ventajosos para los vecinos.

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